Исходящий номер и дата обращения
Пример:
Исх. № 1 от 01/11/2005.
Это не обязательный, но очень полезный реквизит обращения. Дело в том, что корреспонденция в организациях регистрируется, в том числе, по исходящему номеру, если Вы не поставите на обращении исходящий номер, то обнаружить впоследствии следы этого обращения ПРОБЛЕМАТИЧНО. К тому же, когда, например, вы предоставляете это обращение в суды или в другие места, их очень легко описывать: «Письмо в адрес (такого то должностного лица) от (дата), исх. № (такой то). НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ставить исходящие номера на обращениях. Это не обязательно, но очень полезно!!!
Не используйте экзотические номера. Если это Ваше первое обращение, так и пишите ”Исх. № 1 от (дата).

Шапка обращения
Здесь перечисляются лица, к которым обращение адресовано, их юридические адреса. Называть граждан по фамилии, имени, отчеству не обязательно, достаточно должности. Также перечисляются лица, к которым адресуются копии данного обращения. Если от получателей копии не требуется официального ответа, лучше пометить «к сведению».

Координаты обратившегося
Обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество, адрес прописки. ВНИМАНИЕ: не указание этих сведений даёт ЗАКОННОЕ основание считать обращение анонимным и не рассматривать его.

Описательная часть.
Здесь описываются события и факты, имеющие значимость для разрешения изложенной в обращении просьбы или требования.

Мотивировочная часть.
Здесь пишется мотивировка требований. Очень желательна ссылка на действующее законодательство, законы или подзаконные акты, которые обязывают органы и лица поступить именно так, а не иначе. Если приводится ссылка на общеизвестный законодательный акт, например, ”Кодекс об Административных Правонарушениях РФ”, то достаточно привести название закона и статью. Если ссылка на экзотический нормативный документ, то желательно приведение его реквизитов.

Резолютивная часть.
Здесь описывается то, что, собственно, от властей (органов, лиц) надо.

или

Прошу:
1......
2......
3......

Описание приложений.
Здесь описываются документы, которые приложены к обращению. Необходимо ПЕРЕЧИСЛИТЬ эти документы, а не просто писать «Приложение: ворох бумажек весом 5 килограммов».

Личная подпись.
Не забывайте. Отсутствие подписи также позволяет считать обращение анонимным и ЗАКОННО не рассматривать его.